Collaboration 2.0 - Der Einsatz von Google-Apps for Work bei der ManpowerGroup: ein Fallbeispiel

Als Collaboration-Tool wird eine Technologie bezeichnet, die es Menschen ermöglicht effizient(er) zusammenzuarbeiten um gemeinsame Ziele zu erreichen. Die Integration eines solchen Tools ist in einem globalen Unternehmen, mit 34.000 Mitarbeitern und rund 3.000 Standorten in 78 Ländern, eine wahre Mammutaufgabe.

Die ManpowerGroup hat sich 2014 dieser Herausforderung erfolgreich gestellt. Unsere Joblog-Reihe zu Collaboration-Tools bei der ManpowerGroup stellt insgesamt fünf Erkenntnisse vor, die wir beim Implementierungsprozess von Google-Apps gewonnen haben. Diese dienen Ihnen hoffentlich als Anregung sollten Sie voller Neugier selbst Collaboration-Tools in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen.

 

Im ersten Teil erfahren Sie, warum und wie wir Google-Apps implementiert haben und die erste Erkenntnis, die wir daraus gewonnen haben.

Das gesamte Whitepaper "Der Einsatz von Collaboration-Tools im Change-Prozess" steht zum Download zur Verfügung.

 

Im 19. Jahrhundert schrieb Charles Darwin: „Weder die stärkste noch die intelligenteste Spezies überlebt. Sondern jene, die sich am besten dem Wandel anpasst.“ Diese Regel gilt auch für Unternehmen - heute mehr als je zuvor.

 

Die Autoren des Buches „Change happens. Veränderungen gehirngerecht gestalten“ stießen bei ihrer Suche nach einem Unternehmen, dass solche Tools einsetzt auf das Projekt „Google Apps for Business“ (kurz: Google Apps) der ManpowerGroup. Der Austausch mit den deutschen Projektverantwortlichen diente dazu Erkenntnisse und Erfolgsfaktoren, aber auch Hürden herauszuarbeiten. 

Die Ausgangslage

MAPS. Dieses Akronym steht für „Manpower Annual People Survey“ und beschreibt die jährliche Mitarbeiterbefragung der global mehr als 34.000 Mitarbeiter der ManpowerGroup. Ergebnis dieser Befragung aus den Jahren 2012 und 2013: Mitarbeiter und Führungskräfte sind mit veralteten Systemen unzufrieden, Kommunikation ist unzureichend und die Synergien innerhalb der Markenfamilie der ManpowerGroup können nicht entwickelt werden.

 

Das steht im Gegensatz zu der Vision der ManpowerGroup “eine offene Organisation zu sein, in der über Collaboration, Agility und Simplification beste Performance ermöglicht wird.” Die Organisation ist ergebnisorientiert, schätzt verschiedene Perspektiven und schafft Raum für Konflikte.

 

Daraus ergibt sich die Anforderung nach einer besser verbundenen Organisation über alle Geschäftsbereiche und Regionen hinweg. Die neue Technologie soll die Kommunikation vereinfachen, Kosten senken und die Geschwindigkeit sowie Produktivität steigern. Die Lösung soll darüber hinaus Spaß machen und Zusammenarbeit zwischen allen in Echtzeit ermöglichen.

 

Im ersten Schritt unter dem Projektnamen „Go Google“ wurden die drei zentralen und miteinander integrierten Bausteine Drive, Plus und Hangout implementiert:

 

  • In Google Drive können Textdokumente (Docs), Präsentationen (Slides) und Tabellen (Sheets) in Echtzeit freigegeben und bearbeitet werden. Alle Kollegen arbeiten gemeinsam an derselben Version eines Dokuments.
  • Google+ ist ein öffentliches soziales Netzwerk, welches durch spezielle Einstellungen rein firmenintern genutzt werden kann. Kollegen in der ganzen Welt können gefunden und kontaktiert werden.
  • Mit Google Hangout kommunizieren Kollegen über Sprach- und HD-Videokonferenzen sowie Instant-Messaging miteinander. Schnell, einfach und über alle Devices hinweg. 

Einführunsphase

Google Apps ist im Juli 2014 in Deutschland eingeführt worden. Begeisterte Mitarbeiter und Führungskräfte nutzen es seit Monaten sehr aktiv als Early Adopters in ihrer täglichen Arbeit. Sie sollen Schrittmacher für die gesamte Organisation sein.

 

Bei der Übertragung der Begeisterung der Early Adoptors auf weitere Teile der Organisation nutzten sie „Altbewährtes“ – etwa das bekannte und akzeptierte Format der Schulungs-Webinare –, um diese Neuerung bekannt und Kolleginnen und Kollegen damit vertraut zu machen. Auch wenn eine Betriebsvereinbarung die Nutzung verpflichtend vorgibt  - genutzt wird Google Apps noch nicht von allen. Bis auf Weiteres sind nämlich noch beide Systeme (Altsystem Microsoft/ Neusystem Google Apps) im Einsatz, wobei auf Dauer nur die Abschaltung des Altsystems zu den wirtschaftlich notwendigen Synergien führen wird. Es gilt daher, in den folgenden Monaten auch die Mehrheit der Mitarbeiter zu überzeugen und begleitend zu qualifizieren über Trainings und 1:1-Gespräche.

 

Obwohl Google Apps eigentlich „nur“ ein Arbeitsmittel ist, so verändert seine Einführung auch die Art der formellen und informellen Zusammenarbeit (Collaboration).

 

Im nächsten Teil erfahren, Sie welche Erkenntnisse wir gewonnen haben und hoffen, dass diese Ihnen dabei helfen, sollten Sie mit dem Gedanken spielen solche Collaboration-Tools in Ihrem eigenen Unternehmen zu implementieren.

Erkenntnis #1 

Ausnahmslos alle Führungskräfte sind Vorbild – im Wechsel zur virtuellen Kontakt- und Beziehungsgestaltung, aber auch im Festhalten an Tradiertem.

 

Google Apps schafft weltweite Transparenz darüber, ob und welche Führungskräfte die Collaboration-Tools für ihre eigene Arbeitsorganisation nutzen. Und ob sie durch ihre Präsenz und Aktivität in Google Apps hierarchieübergreifend Kontaktmöglichkeiten anbieten und suchen, sich öffentlichen Diskussionen und Beobachtungen stellen und der Kultur der Kollaboration inhaltlich, sozial und zeitlich Bedeutung einräumen.

 

Aber solange nicht ausnahmslos jede Führungskraft Google Apps nutzt, können Mitarbeiter noch ihre alte Arbeitsweise beibehalten, denn Führungskräfte aller Abteilungen wirken als Role Model. Sie ermöglichen oder verzögern Change durch Imitationslernen. Eine Umkehr zum alten IT-System ist nicht möglich. So macht auch ein Sich-heraushalten und Abwarten keinen Sinn - jede Führungskraft ist aufgefordert ihre Google-Apps-Nutzung aktiv zu gestalten.

 

Da Führungskräfte häufig in Sitzungen weilen, werden ihre Assistenzen und Vertrauenspersonen noch mehr als bisher zu ihrer kommunikativen Schaltzentrale und müssen ebenso für die Nutzung von Google-Apps sensibilisiert und trainiert werden.

 

Zur Unterstützung des Verinnerlichungsprozesses von Google-Apps wurden bereits zahlreiche Maßnahmen in 2015 umgesetzt:

 

  • Der Fokus in 2015 lag klar auf „Google in Action“, also der automatischen Integration von Google Apps in die täglichen Arbeitsprozesse. Derzeit ist diese Maßnahme vor allem auf die Führungskräfte in ihrer Vorbildrolle ausgelegt. Deren aktive Nutzung erzeugt – so die Überzeugung – soziale Resonanz innerhalb des Unternehmens. Hierzu gehören auch das Geben von bestärkendem Feedback.
  • In Einzelfällen, entweder auf Wunsch der Führungskraft oder aufgrund der Initiative des Projektteams (z. B. bei auffälliger Nicht-Nutzung) gibt es eine individuelle Begleitung in einer 1:1-Lernsituation. Auch und gerade innerhalb sozialer Collaboration-Tools ist das direkte Lernen von einem Kenner des Systems sehr hilfreich für die aktive Nutzung.
  • Auf Basis des direkten Lernens ist bei der ManpowerGroup eine Erweiterung des Mentoring-Programmes angedacht. Dabei sollen digital-affine Young Professionals ihr Tool-Wissen in Austausch gegen die Begleitung einer erfahrenen Führungskraft bringen. So lernen beide – je nach Situation und Rolle – voneinander.
  • Collaboration und damit auch Google Apps hat höchste Priorität und ist somit Chefsache. Herwarth Brune, Vorsitzender der Geschäftsführung und Regional Manager DACH, ist offensiver Vertreter und – viel wichtiger – aktiver Anwender von Google Apps. Diese Vorbildfunktion hilft bei der Adoption Rate bei allem Mitarbeitern.

 

Von Margret Klinkhammer, Stephan Rathgeber, Michael Schneider und Christina Bruns aus dem Werk „Change happens. Veränderungen gehirngerecht gestalten“ von Margret Klinkhammer, Franz Hütter, Dirk Stoess und Lothar Wüst