Controlling im Recruiting: Die wichtigsten Kennzahlen

Autor: Sandra Stirle, Manager CORE Recruitment Support, Manpower.

Sandra ist 2005 bei Manpower gestartet. Seit knapp vier Jahren leitet sie das Team „Recruiting Support“, das aus 10 KollegInnen besteht. Schwerpunkte der Arbeit sind die Verantwortung für die IT-Systeme im Recruiting, Prozesse und Qualitätssicherung, Training und Beratung sowie natürlich Controlling im Recruiting.

 

Sie hat uns verraten, auf welche Zahlen es im Recruiting besonders ankommt und gibt Unternehmen konkrete Tipps für ein smarteres Recruiting.


Wenn mich jemand vor 25 Jahren gefragt hätte, ob ich mich später beruflich mit Auswertungen, Statistiken und Analysen beschäftigen möchte, hätte ich das klar verneint - Mathe war immer eine Strafe.

Mittlerweile bin ich seit über 12 Jahren bei Manpower tätig, rund 5 davon als Recruiter. Das hatte zu einer Zeit, in der man meist noch stapelweise Bewerbungen auf eine Anzeige erhielt, sehr wenig mit Zahlen und Analysen zu tun.

Heute sieht das Bild ganz anders aus und in meiner jetzigen Position, ist eine meiner liebsten Tätigkeiten die Beschäftigung mit Auswertungen, Analysen und der Entwicklung von Maßnahmen. Warum? Im Gegensatz zur Schul- und Studienzeit sind die Mehrwerte und Ziele hier klar erkennbar. 

Big Data ist heute in aller Munde und im Zuge der Industrie 4.0 und der damit einhergehenden Digitalisierung unserer Lebensbereiche, gerät auch das Thema “Controlling im Recruiting” immer mehr in den Mittelpunkt. Manpower analysiert seit Jahren diverse Kennzahlen - zum Glück! - denn nur so können wir heute schon Trends und Entwicklungen unseres Geschäftes beobachten und unser Recruiting regelmäßig hinterfragen und effizient steuern.

Aber was kann man alles auswerten? Darüber kann man sicher ein Buch schreiben - hier ein paar relevante Größen und Trends.

Klassische Kenngrößen sind hier “time to hire” und die “cost per hire” (wobei man diese auch schon differenzieren kann zwischen direkten und indirekten Kosten). Ein weiterer für Manpower auch klassischer Aspekt sind sog. Ratio-Berechnungen, die es einem erlauben relativ genau abzuschätzen, wie viele Bewerbungen man benötigt für eine erwünschte Anzahl von Interviews um als Ziel x Anzahl an Stellen zu besetzen. Das ist ein einfaches Modell, das auf Erfahrungswerten beruht, aber sich natürlich von Stelle zu Stelle unterscheidet und sich auch über die Jahre verändert.

So weit, so gut, so einfach.

Eine entscheidende Analyse bezieht sich in der heutigen Zeit auf die Herkunft der Bewerbungen. In einem Markt, in dem immer mehr die Kandidaten entscheiden ob und wo sie sich bewerben, wird dieses Bild zunehmend divers. Neben der alten Printanzeige, sind es unzählige Online-Jobbörsen mit häufig weiten Verzweigungen bei denen es immer schwieriger wird nachzuvollziehen, wer auf wen verlinkt hat. Hinzu kommen immer mehr Active Sourcing Optionen und in diesem Kontext eine zunehmende Komplexität aufgrund unterschiedlicher Suchparameter und Algorithmen auf der Suche nach dem passenden Kandidaten. Ein weiteres Beispiel ist das klassische Empfehlungsmanagement - auch dieses öffnet seine Türen immer weiter der Digitalisierung, indem über soziale Netzwerke nicht nur potentielle Arbeitnehmer gefunden, sondern auch direkt empfohlen werden.

Bei der Aufbereitung dieser Daten empfehlen sich natürlich automatische Verknüpfungen zum Bewerbungsmanagement-System, um eventuelle Fehler durch manuelle Eingaben möglichst gering zu halten.

Auf dem Weg zur Besetzung einer Position werden heutzutage noch weitere Zahlen immer entscheidender, wie z.B. die Anzahl der Klicks auf eine Anzeige, sprich wie häufig wird mein Jobangebot eigentlich gefunden und auch geöffnet. Dies sagt nicht nur etwas über die Performance des eigenen Jobboards und die Attraktivität des Jobtitels aus, sondern kann auch entscheidend bei der Kostenkalkulation sein. Neben Google sind es ja zunehmend auch andere Anbieter, die sich mittlerweile nicht mehr die pure Veröffentlichung eines Inhaltes bezahlen lassen, sondern wie häufig drauf geklickt wird, sprich die “cost per click” - da hat man dann zumindest den Vorteil, dass man erst bezahlt, wenn es vermeintlich relevant wird. Gespannt können wir sein, inwieweit sich in naher Zukunft auch das Prinzip “cost per applicant” durchsetzt, das schon einige anbieten - sprich Bezahlung pro Bewerbung.

Genau an diesem Schritt lohnt es sich sicherlich auch, “Abbruchraten” auf der eigenen Homepage zu messen, um z.B. nachzuvollziehen, ob Anzeigen bzw. das Angebot zu wenig attraktiv sind, der Bewerbungsprozess zu kompliziert u.v.m.

Vergleichbare Ansätze gibt es natürlich auch im Bereich Active Sourcing. Hier empfiehlt es sich, mit einer “Nutzungsanalyse” zu beginnen, denn nur wer weiß, wie häufig ein Tool genutzt wird bzw. wie viele potentielle Mitarbeiter darüber kontaktiert worden sind, kann auch messen, wie effizient es ist. Neben der Suchen bzw. dem Finden potentieller Mitarbeiter ist hier natürlich auch das “Wie” bei der aktiven Ansprache entscheidend. 

Neben diesen Kennzahlen ist aber die Herkunft geeigneter Bewerbungen die eigentlich entscheidende Größe. Denn nur wer weiß, mit welchem Kanal, welche Qualifikationen an welchen Standorten zu welchem Preis besetzt werden, kann sein Recruiting kosteneffizient steuern. Heutzutage kommt an dieser Stelle außerdem noch folgende Frage hinzu: Worüber hat sich wer beworben? Damit meine ich natürlich neben der Unterscheidung zwischen offline versus online auch ob via Desktop oder Mobile - Stichwort “mobile Bewerbung/Optimierung”.

Bis zu diesem Punkt ging es immer um den Eingang von Bewerbungen. Ein mindestens genauso wichtiger Bereich sind aber natürlich auch effiziente und verbindliche Prozesse im Bewerbermanagement, sprich nach Bewerbungseingang wie z.B. die Dauer bis zur ersten Rückmeldung auf eine Bewerbung, die Zeit, die bis zum Interview vergeht, der Zeitraum bis zum Feedback auf das Gespräch etc. Auch hier haben wir viele relevante Kennzahlen, bei denen es sich lohnt, sie zu messen - unter anderem, um das zentrale Thema Employer Branding darüber positiv zu beeinflussen.

Recruiting Controlling ist in jedem Fall ein spannender und vielseitiger Bereich und es wird zunehmend für Unternehmen wichtiger, die weißen Flecken auf der Landkarte zu erkunden.