Der Einzug von Kennzahlen in das Personalmarketing: Schätzen war gestern

In Zeiten des Fachkräftemangels sind viele Unternehmen gezwungen ihre Recruitingstrategie zu überdenken. Was einst ohne viele Kennzahlen funktioniert hat, ist in der heutigen Welt nicht nur ineffizient sondern auch noch ineffektiv und lässt die Wettbewerber davonziehen. Personalabteilungen sehen sich zunehmends in der Pflicht messbare Erfolge und effiziente Strategien zu präsentieren - neue Talente, Mitarbeiterbindung und gutes Arbeitgebermarketing sind in den letzten Jahren zu den wichtigsten Zielen von Unternehmen geworden. Das erfordert vor allem auch die richtigen Kennzahlen - denn nur das, was gemessen wird, kann auch gesteuert werden.

 

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In unserer neuen Joblog Serie zum Thema Leistungskennzahlen (engl: KPI’s) stellen wir Ihnen in den nächsten Wochen die wichtigsten KPI’s für effizientes und effektives Personalmarketing vor. 

Cost-of-Vacancy

Rund 82 Tage vergehen zwischen dem Beginn der Personalsuche und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn in Deutschland. Das ergab eine Studie des IAB. Die Kosten nicht besetzter Stellen können einen verheerenden Einfluss auf die Profitabilität eines Unternehmens haben. Wenn ein Mitarbeiter fehlt müssen andere Mitarbeiter ungewohnte Arbeiten übernehmen, bzw. erst einmal eingearbeitet werden. Das senkt auch deren Produktivität und oft auch die Jobzufriedenheit. Überstunden und Stress laugen auf Dauer aus und mindern die Bindung zum Unternehmen. Je nachdem, welche Position unbesetzt ist, kann auch die Kundenbeziehung leiden aufgrund nicht ausreichendem Servicepersonal. Unternehmen sollten diese Kennzahl also im Auge behalten und Maßnahmen entwickeln, die die “Zeit-bis-zur-Neubesetzung” verkürzen.

Wie aber rechnet man die Cost-of-Vacancy aus? Eine einzelne magische Formel gibt es hier nicht. Vielmehr müssen mehrere Variablen geschätzt werden, wobei diese an die Anforderungen des eigenen Unternehmens anpasst werden müssen. Nachfolgend haben wir einige Variablen zusammengestellt, die bedacht werden sollten.

  • Durchschnittliche Einnahme pro Mitarbeiter. Wenn keine stellenspezifischen Daten des fehlenden Mitarbeiters verfügbar sind, nimmt man die durchschnittliche Betriebseinnahme pro Mitarbeiter (Betriebseinnahmen dividiert durch die Anzahl der Mitarbeiter) und teilt diese Zahl durch Arbeitstage im Jahr. Diese Zahl zeigt an, wieviel ein Mitarbeiter an einem Tag durchschnittlich an Betriebseinnahmen schafft.
  • Gehaltsmultiplikator. Jeder Mitarbeiter generiert einen bestimmten Geldbetrag für das Unternehmen (Multiplikator) der größer ist als sein Gehalt. Dieser Multiplikator liegt Studien zufolge zwischen dem ein- bis dreifachen des Gehalts.
  • Ertragsverlust: Für Stellen bei denen man den Ertrag direkt messen kann (z.B. einer Sales Position), nimmt man den jährlich durchschnittlich erzielten Ertrag eines Mitarbeiters in dieser Position und teilt es durch die Arbeitstage im Jahr. Das ist der verlorene Ertrag für das Unternehmen für jeden Mitarbeiter, der in dieser Position fehlt.
  • Budgetaufwand pro jeden verlorenen Mitarbeiter. Für administrative Positionen, bei denen sich kein direkter Ertrag messen lässt, nimmt man das jährliche Budget der Abteilung und teilt es durch die Anzahl der Mitarbeiter in dieser Abteilung. Das ist die durchschnittliche Ausgabe pro Mitarbeiter. Diese Zahl teilt man wiederum durch Anzahl der Arbeitstage und man erhält den Planwert für jeden Mitarbeiter. Das Prinzip hinter dieser Berechnung ist: an jedem nicht besetzten Tag, kann diese Position nicht den Wert generieren kann, der für sie vorgesehen war bei der Budgetplanung der Abteilung.
  • Produktivität und Produktentwicklung. Die Produkteinführungszeit (engl.:Time-to-market) hängt von der gesamten Lieferkette ab. Einzelne Abteilungen sind sehr eng miteinander verknüpft. Änderungen in einzelnen Abteilungen können große Effekte nach sich ziehen. Sind ein oder zwei entscheidende Mitarbeiter in einer Abteilung krank, kann die gesamte Lieferkette ins Stocken kommen und die Produkteinführungszeit verlängern. Das kann unter Umständen sehr teuer werden.
  • Auswirkungen auf das Team. Wenn Kollegen wegfallen oder neu anfallende Arbeit nicht von genügend Personal gedeckt wird, entstehen nicht nur Überstunden sondern unter Umständen auch gestresste Mitarbeiter, die mehr Fehler machen und öfter krank werden.

 

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