Der Einzug von Kennzahlen in das Personalmarketing: Time-to-Fill

Nachdem wir uns in Teil I mit den Cost-of-Vacancy (Kosten einer nicht besetzten Stelle) auseinandergesetzt haben, ging es in Teil II unserer neuen Joblog Serie zum Thema Leistungskennzahlen (engl: KPI’s) um die Cost-of-Hire. Diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber, wie viel eine HR Abteilung ausgibt (Kosten der Ressourcen wie Personal und Stellenausschreibung auf Online Portalen) um die richtigen Talente zu finden und einzustellen.

 

 

KPI Job Blog Time to Fill

 

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Wie wir in Cost-of-Vacancy bereits festgestellt haben, kostet eine unbesetzte Stelle das Unternehmen jeden Tag Geld - je höher die vakante Position, umso höher die Kosten.

Die Time-to-Fill wird in Tagen bemessen und ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting. Die Time-to-Fill gibt Aufschluss darüber, wie lange es dauert einen geeigneten Kandidaten zu finden und einzustellen. Eine genaue Definition gibt es aber nicht. Manche HR-Abteilungen stoppen die Uhr, sobald sie die Anfrage bekommen eine neue Position zu besetzten - andere erst wenn die Stellenanzeige online geht. Wann der Suchprozess beendet ist, ist ebenfalls nicht einheitlich - sobald der Kandidat unterschrieben hat, oder wenn er seinen ersten Arbeitstag hat? Jedes Unternehmen legt das selbst fest - wichtig ist vor allem, dass eine Definition dann auch durchgezogen wird für die spätere Vergleichbarkeit über die Zeit hinweg.

Obwohl diese Kennzahl nichts darüber aussagt, wie gut der Kandidat zum Unternehmen passt (Qualität), so kann sie immerhin einiges über die Effizienz des Rekrutierungsprozesses sagen. Wenn die Time-to-Fill bei allen Positionen sehr hoch ist, dann liegt es eventuell nicht nur daran, dass die richtigen Kandidaten schwer zu finden sind, sondern auch an einem ineffizienten Rekrutierungsprozess. Für Unternehmen macht es Sinn, diese Kennzahl gut im Auge zu behalten - denn wie bereits im ersten Teil beschrieben, können die Auswirkungen einer (zu lange) nicht besetzten Stelle verheerend sein: Mitarbeiter machen Mehrarbeit, um die fehlende Position abzufangen, der Kundenservice kann leiden, Projekte bleiben liegen, Produktionsziele werden verfehlt und Liefertermine verschoben.

Die Studie Fachkräftemangel der ManpowerGroup hat ergeben, dass 46% der Unternehmen in Deutschland Schwierigkeiten haben, offene Stellen zu besetzen. Zu den Top 3 der am schwierigsten zu besetzenden Stellen gehören:

  • Facharbeiter/Handwerker
  • Executives/Manager
  • Techniker

Wenn man sich die Gründe für die Schwierigkeiten anschaut, so findet man auf Platz 1 mit 35%: “Zu wenige oder keine Bewerber”. Auf Platz 2 folgen mit 17% die “fehlenden Fachkenntnisse” und auf Platz 3 die “fehlende Erfahrung”.

Das führt zu den Maßnahmen, die jedes Unternehmen ergreifen sollte um die kostbare Time-to-Fill so kurz wie möglich zu halten (aber so lange wie nötig, denn mit unpassenden Kandidaten ist die Arbeit nicht getan). Zu wenige Bewerber oder keine Bewerber können darauf hindeuten, dass das Unternehmen nicht genug für seine Employer Brand tut und/oder keine “Pipeline” an geeigneten Kandidaten aufgebaut hat. Oft suchen Unternehmen erst dann nach Kandidaten, wenn sie händeringend gesucht werden. Recruiter, die eine saubere Datenbank führen mit allen ehemaligen Mitarbeitern, Interessenten und diversen hilfreichen Kontakten (kennen jemanden), sind hier im Vorteil. Etablierte und klar strukturierte Prozesse bei der Suche (welcher Kanal, Bewerbungsformulare etc.) können ebenfalls viel Zeit sparen. 

Oft denken sich gerade Mittelständler: mit einem unbekannten Namen ist es schwierig eine attraktive Employer Brand aufzubauen. Das muss nicht stimmen. Eine professionelle Unternehmenskommunikation und ein guter Internetauftritt, kann den entscheidenden Unterschied machen. 

Auf Platz 2 folgten die fehlenden Qualifikationen als Grund für den Mangel an geeigneten Kandidaten. Auch hier sollten Recruitingabteilungen genau hinschauen. Manchmal lohnt es sich in einen Mitarbeiter zu investieren der noch nicht über die richtigen Fertigkeiten verfügt. Gezielte Trainings direkt nach der Einstellung für Kandidaten, die motiviert und lernwillig sind, können sich in vielen Fällen als sehr  lohnenswerte Investition erweisen.

 

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