Robotic Process Automation am Arbeitsplatz: Maschine ersetzt Mensch

Software kann inzwischen Menschen bei Spielen wie Schach oder Go schlagen. Warum soll sie dann nicht auch in der Lage sein, Tickets im IT-Support zu bearbeiten oder selbstständig Dokumente auszufüllen? Fortschritte beim Softwaredesign und im Bereich der künstlichen Intelligenz sorgen dafür, dass auch hochkomplexe Vorgänge inzwischen ohne menschliches Dazutun erledigt werden können. Das Stichwort heißt Robotic Process Automation (RPA) – eine Vokabel, mit der sich auch Personaler vertraut machen sollten.

 

 

Der Begriff steht für das Lösen kniffliger Digital-Aufgaben, für die normalerweise ein Mensch etwas tun muss. Eine RPA-Anwendung kann Texte, Spracheingaben und Bilder erkennen. Und sie kann Regeln befolgen, die der Mensch vorher definiert hat. So eine Regel kann zum Beispiel lauten: „Wenn in dem Formular, das du bearbeitest, das rechte Kästchen angekreuzt ist, ordnest du dieses Formular in der Kategorie ‚männlich‘ ein.“  Das Ergebnis ist eine RPA-Lösung, die eingescannte Papierformulare sortiert.

Erste Versicherungen nutzen diese Lösungen

Indem die Software so vorgeht, ahmt sie menschliche Arbeitsschritte nach. Dadurch wird die Technologie zum Thema für HR-Abteilungen. Denn vom Einsatz von RPA-Lösungen sind viele Bereiche betroffen, bei denen bisher Menschen die Arbeit übernommen haben. Ein RPA-Werkzeug kann zum Beispiel Passwörter zurücksetzen oder Tipps übermitteln, wenn es um Hilfe gebeten wird. Damit ist es in der Lage, Aufgaben von gut ausgebildeten IT-Profis etwa aus dem Support zu übernehmen.

Doch damit bleibt die Entwicklung nicht stehen. Erste Versicherungen nutzen derartige Lösungen bereits, um Versicherungsvorgänge zu bearbeiten. Weitere Back-Office-Prozesse, wie man sie in der Buchhaltung, im Kundendienst oder im Personalmanagement findet, können auf diese Weise  ebenfalls automatisiert werden. Eine RTA-Lösung kann zum Beispiel Daten aus unterschiedlichen Lohnbuchhaltungssystemen für Auswertungen zusammentragen oder nach dem Einstellen eines neuen Mitarbeiters automatisch alle für ihn relevanten Weiterbildungsinhalte aus dem Intranet zusammenstellen. Der Teamleiter oder HR-Mitarbeiter, der bisher diese Aufgabe übernahm, hat nun Zeit für andere Aufgaben.

Die Software kann jede regelbasierte Aufgabe übernehmen

Durch die Fähigkeit, menschliche Tätigkeiten genau nachzubilden, erhält das Thema RPA eine so große Brisanz. So gut wie jede regelbasierte Aufgabe, die heute noch von Menschen ausgeführt wird, kann auch die Software übernehmen.

Damit hat das Thema Auswirkungen auf die Bereiche Personalentwicklung, Fortbildung und Personalmanagement. Was etwa sollen die Mitarbeiter im IT-Support oder die Sachbearbeiter in der Versicherung in Zukunft tun, wenn die Software ihre Aufgaben erledigt? Welche Perspektiven eröffnet es für Unternehmen, wenn so gut ausgebildete Menschen wieder mehr Zeit haben? Denn im Grunde ist es ja eine gute Nachricht, dass sich die jeweiligen Spezialisten nicht mehr um langweilige Routinetätigkeiten kümmern müssen und sich höherwertigen Aufgaben widmen können.   

Einen Engpass wird aber auch RTA nicht beseitigen: Der sehr hohe Bedarf an gut ausgebildeten IT-Experten bleibt auch weiter bestehen. Zwar kann der IT-Support personell entlastet werden. Erstklassige Hard- und Softwareexperten werden aber in den Unternehmen weiter händeringend gesucht – nicht zuletzt um RPA-Lösungen aufzubauen und sie natürlich fortlaufend an neue Prozesse anzupassen.