So fördern Unternehmen das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter

Terminstress, Projektfülle, Ad-hoc-Aufträge. Das sind nur drei Schlagwörter, die für Zeitdruck stehen. Eine Kernkompetenz im heutigen Berufsalltag ist Zeitmanagement. Das ist die Kunst, sich so zu organisieren, dass man mit seiner Arbeitszeit auskommt. Arbeitgeber haben ein großes Interesse an dieser Fähigkeit. Denn ihre Beschäftigten sind so produktiver. Deshalb sollten sie ihre Mitarbeiter beim Thema Zeitmanagement tatkräftig unterstützen.

Joblog Zeitmanagement

 

 

Kurz vorweg: Genau genommen lässt sich Zeit gar nicht managen. Das schreibt Burkhard Heidenberger, Trainer für Stress-, Zeitmanagement und Arbeitsmethodik in seinem Blog „zeitblüten“: „Jedem von uns stehen täglich konstant 24 Stunden zur Verfügung. Daran können wir nichts ändern. Möglich ist allerdings, sich selbst zu organisieren und sich die Zeit optimal einzuteilen.“ Dass dieses Vorhaben gelingt, hängt nicht nur am Mitarbeiter allein. Unternehmen können einige wichtige Grundvoraussetzungen für wirksames Zeitmanagement schaffen:

 

Hilfe beim Priorisieren anbieten

 

Jeder Grundkurs für Zeitmanagement lehrt einem, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren. Doch Mitarbeiter können nicht immer von sich aus einschätzen, welcher Auftrag gerade Priorität hat. Die Folge: Sie greifen sich die Aufgabe, die ihnen am meisten zusagt. Optimal wäre, wenn jeder Mitarbeiter genau weiß, welche Sachen er bis wann erledigt haben soll. Kommt es zu Überschneidungen mit anderen Aufgaben, sollte die Führungskraft Hilfe beim Priorisieren anbieten. Damit vermeiden sie, dass der Mitarbeiter mangels Informationen die zweitrangigen Aufgaben zuerst erledigt und die wichtigen zunächst liegen lässt.

 

Für effiziente Abläufe und geeignete Atmosphäre sorgen

 

Eine chaotische Dokumentenablage, eine verwirrende Lagerordnung und eine laute Umgebung sind echte Zeitkiller. Wer lange nach den nötigen Informationen oder Geräten suchen muss, braucht länger. Die Suchzeit ist bezahlte Arbeitszeit, in welcher der Mitarbeiter nicht produktiv sein kann und dem Unternehmen Kosten verursacht. Das gleiche gilt, wenn man sich vor lauter Nebengeräuschen nicht richtig konzentrieren kann. Unternehmen sollten dem Mitarbeiter deshalb schnellen Zugriff ermöglichen auf alles, was er zum Arbeiten braucht. So können sie deutlich an Zeitdruck rausnehmen. Zudem sollten sie für Rückzugsorte sorgen. An diesen können Mitarbeiter in Ruhe die besonders wichtigen und zeitkritischen Aufgaben erledigen.

 

Flexible Arbeitsplanung ermöglichen

 

Ein zu straffes Arbeitszeitkorsett kann sich auf das Zeitmanagement nachteilig auswirken. Das gilt speziell für Mitarbeiter, die Beruf und Familie vereinbaren müssen. Arbeitgeber sollten deshalb – soweit möglich – flexible Arbeitszeitmodelle geschaffen werden. Wenn Mitarbeiter wissen, dass sie Aufgaben eigenständig über den Tag verteilen können, sinkt der Zeitdruck. Am Ende ist der Mitarbeiter produktiver, weil er nicht hetzen muss.

 

Ursachen für Fehlzeiten entgegenwirken

 

Ein Großteil des Zeitdrucks in Unternehmen entsteht, weil Mitarbeiter gerade nicht zur Verfügung stehen. Das passiert in der Urlaubszeit, aber auch durch Krankheit. Ein Arbeitgeber kann hier einiges unternehmen, um Fehlzeiten vorzubeugen und Abwesenheiten verträglich zu organisieren. Urlaub und Arbeitszeiten lassen sich beispielsweise auf Schul- und Ferienzeiten abstimmen. Ein gutes Betriebsklima steigert zudem die Zufriedenheit der Beschäftigten. Damit sinkt das Krankheitsrisiko und Mitarbeiter geraten nicht unter Zeitdruck, weil sie die Arbeit der Kollegen miterledigen müssen.

 

Unkomplizierte Entscheidungs- und Kommunikationswege schaffen

 

Bürokratische Abstimmungswege und ein ausufernder E-Mail-Verkehr sind enorme Zeitfresser. Mitarbeiter, die für Kleinigkeiten nicht erst den Chef fragen müssen, kommen mit ihrer Arbeit deutlich schneller voran. Es lohnt sich also, Vertrauen zu haben und Verantwortung zu übertragen. Dasselbe gilt, wenn Unternehmen eine Kultur der kurzen Wege fördert. Chefs können beispielsweise darauf achten, dass sie vollständige Arbeitsaufträge erteilen. Das spart Rückfragen. Und bei Klärungsbedarf sollten Arbeitgeber, wenn möglich, eine Open-Door-Politik unterstützen. Der Mitarbeiter kann damit seine Fragen am Telefon oder persönlich klären. Im Ergebnis ist er schneller wieder bei seiner eigentlichen Tätigkeit als wenn er erst umständliche E-Mails verfassen muss.

 

Gutes Arbeitsklima begünstigt Zeitmanagement

 

Die organisatorischen Rahmenbedingungen müssen also passen, damit Mitarbeiter effizient arbeiten und ihre „Zeit optimal managen“ können. Damit ist auch eine gute Arbeitsatmosphäre gemeint. Anerkennung, Lob, Wertschätzung, Kollegialität – diese Faktoren sorgen dafür, dass sich Mitarbeiter wohlfühlen. 65 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland sind motivierter im Job, wenn sie mit Kollegen und Chefs gut klarkommen. Das zeigt unsere jährliche Studie zur Arbeitsmotivation. Und wer sich wohlfühlt, kann sich besser auf seine Aufgaben fokussieren und kann seine Zeit besser managen.