- Schenken Sie nicht jedem gleich Ihre Aufmerksamkeit, es sei denn, dass es für Ihr Projekt oder Geschäft absolut notwendig ist. Beantworten Sie nicht gleich jeden Anruf, nur weil das Telefon klingelt. Schreiben Sie nicht gleich zurück, nur weil der Hinweis auf eine Mail aufgepoppt ist. Stattdessen sollten Sie Zeitblöcke festlegen, in denen Sie Mails beantworten oder zurückrufen.
- Blenden Sie alles aus, was Sie ablenken kann. Das gilt zuvorderst für soziale Medien wie Facebook, WhatsApp oder Twitter. Ausnahme: Sie generieren über diese Kanäle Geschäft oder nutzen sie zur Projektkommunikation.
- Die ersten 10 Minuten jedes Arbeitstages sollten dafür da sein, den Ablauf des selbigen zu planen. Fangen Sie nicht mit der eigentlichen Tätigkeit an, bevor der Zeitplan steht. Die wichtigste Zeit Ihres Tages ist die Zeit, in der sie ihre Arbeit organisieren.
- To-Do-Listen gelten zwar als gutes Hilfsmittel zum Zeitmanagement. Doch sie werden schnell unübersichtlich. Experten raten deshalb, nicht mehr als sechs Aufgaben auf einer Liste zusammenzufassen und die To-Dos gleich zu priorisieren und zu bewerten, wenn man sie erfasst.
- Machen Sie mit sich selbst Termine und schaffen Sie sich Freiräume, die für die wichtigsten Gespräche oder Tätigkeiten sowie für Zeit zum Nachdenken reserviert sind. Setzen Sie fest, wann diese Zeiten beginnen und wann sie enden. Und halten Sie sich an diese Vorgaben.
- Notieren Sie sich eine Woche lang all Ihre Gespräche und Tätigkeiten genau. Das führt Ihnen vor Augen, was Sie innerhalb eines Arbeitstages schaffen und wohin Ihre kostbare Zeit fließt. Sie werden genau erkennen, wieviel Zeit Sie aufwenden, um Resultate zu erzielen, und wie viel Zeit verschwendet wird. Nehmen Sie sich vor, dass mindestens 50 Prozent ihrer Gedanken, Gespräche und Handlungen am Tag zu handfesten Resultaten führen.
- Planen Sie Zeit für Unterbrechungen ein. Damit sind nicht Pausen gemeint, sondern Momente, in denen andere Sie bei der Arbeit stören. Seien wir ganz ehrlich, das kommt eigentlich ständig vor. Wenn jemand Sie von Ihrer Arbeit abhält, ist das dann aber kein Problem, weil Sie ja bereits einen Zeitpuffer eingebaut haben.
- Nehmen Sie sich vor jedem Telefonat ein paar Sekunden (oder auch mal ein paar Minuten), um sich selbst zu fragen, was Sie letztlich mit dem Gespräch erreichen wollen, und was Ihr Ziel ist. Sie lernen, erfolgsorientiert vorzugehen und müssen seltener rückfragen, weil Sie etwas vergessen haben.
- Stellen Sie ein Schild auf, wenn Sie wirklich mal etwas wegschaffen müssen. Eine eindeutige Botschaft wie „Bitte nicht stören“ versteht jeder Kollege.
- Bleiben Sie cool. Wer verkrampft, ist weniger produktiv. Bei vielen sind 20 Prozent ihrer Gedanken, Gespräche und Handlungen an einem Tag für 80 Prozent ihres Arbeitsergebnisses verantwortlich. Also ist es - gerade wenn der Druck groß ist - oft besser, nicht immer hektischer weiterzuarbeiten, sondern erst einmal durchzuatmen und sich zu entspannen. Dann gelingt es oft, wieder in eine produktive Arbeitsphase zu kommen, in der man dann richtig durchstartet.
