Verfahrens­ordnung zum Beschwerde­verfahren nach § 8 LkSG

Der Eingang der Meldung muss dem Hinweis­geber innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden, indem der Menschen­rechts­beauftragte, Vertreter des LkSG-Postfaches oder Verant­wortliche der Ethik-Hotline die Meldung an die Geschäfts­führung weiterleitet und diese eine persona­lisierte Nachricht an den Hinweis­geber sendet. Die Eingangs­bestätigung beinhaltet keine inhaltliche Prüfung der Meldung.

Anonyme Meldungen sollen bearbeitet werden, es besteht jedoch keine (gesetzliche) Pflicht dazu. Wenn die anonyme Meldung nicht bearbeitet wird, muss dies dem Hinweis­geber (falls möglich) ebenfalls inner­halb von 7 Tagen mitgeteilt werden.

Die Geschäfts­führung bestimmt unverzüglich einen Leiter der Ermittlungen, der die weiteren Ermittlungen übernimmt. Dabei soll keine Person benannt werden, die direkt durch die Beschwerde betroffen ist.

Der Ermittlungs­leiter prüft kurz­fristig, ob der Anwendungs­bereich der Ethik-Hotline eröffnet ist und leitet die Ermittlungen ein.

Wenn sich nach dieser ersten Prüfung heraus­stellt, dass die Meldung unbe­gründet ist oder nicht in den Anwendungs­bereich der Ethik-Hotline fällt, sendet der Ermittlungs­leiter eine kurze Antwort an den Hinweis­geber, um das Thema abzuschließen.

Der Ermittlungs­leiter analysiert die Beschwerde und legt die Unter­suchungs­modali­täten fest. Gleich­zeitig stellt der Ermittlungs­leiter ein Unter­suchungs­team zusammen, dass sich aus den entsprech­enden Experten (intern und bei Bedarf auch extern) für den jeweiligen Vorwurf zusammen­setzt.

Das Ermittlungs­team führt gemeinsam die Unter­suchung durch, sammelt Beweise, um das Ausmaß, die Art und Weise und die Ursachen der behaupteten Verstöße zu bestimmen und identifiziert die Verursacher.

Soweit erforderlich, müssen die zur Verfügung stehenden Beweis­mittel gesichtet werden und weitere Beweis­mittel angefordert werden.

Kommt die Vernehmung von beteiligten Personen in Betracht, müssen der Beschwerde­führer, der Beschwerde­gegner und mögliche Zeugen identifiziert werden. Die Interviews mit den Zeugen sollen ohne große zeitliche Verzögerung durchgeführt werden.

Nach Abschluss jedes Ermittlungs­schritts soll zur Doku­mentation der Ermittlungen eine kurze Akten­notiz als Zwischen­bericht ange­fertigt werden.

Nach Abschluss der Ermittlungen ist ein Abschluss­bericht zu fertigen und der Geschäfts­führung zur Entscheidung vorzulegen. Mögliche Maß­nahmen sind z.B.

• Weitere Untersuchungen
• Disziplinarmaßnahmen
• Anzeige bei den Straf­verfolgungs­behörden
• Andere HR-Maßnahmen und Angebote von Unterstützungsleistungen

Entscheidet die Geschäfts­führung sich dazu, Maß­nahmen zu ergreifen, sollen diese ohne Verzögerung umgesetzt werden. Beinhaltet die Entscheidung eine Personal­maßnahme, sind auch die direkten Vorge­setzten über die Entscheidung und die zugrunde­liegende Ermittlung zu informieren. Falls erforderlich, sind auch die für das Budget verant­wortlichen Personen zu informieren.

Wenn die Untersuchung zu dem Ergebnis kommt, dass die Meldung zu miss­bräuch­lichen Zwecken erfolgt ist, entscheidet die Geschäfts­führung nach Abstimmung mit den direkten Vorge­setzten über mögliche Maß­nahmen gegenüber dem Hinweis­geber.

Von der Untersuchung betroffenen Personen (Verfasser einer Meldung und Beschuldigte) können ihr Recht auf Einsicht­nahme, Berichtigung und Wider­spruch aus legitimen Gründen in Bezug auf die vom Beratungs­aus­schuss gespeicherten persönlichen Informa­tionen ausüben, indem sie einen Antrag (ggf. zusammen mit einer Kopie eines offiziellen Identitäts­nach­weises) an die Geschäfts­führung oder den Daten­schutz­beauftragten richten. 

Der beschuldigten Person soll nur in Ausnahme­fällen die Identität des Hinweis­gebers offen­gelegt werden.

Der Hinweisgeber muss innerhalb von 3 Monaten nach der Bestätigung des Eingangs, spätestens aber nach 3 Monaten und 7 Tagen nach Eingang der Beschwerde eine Rück­meldung, die insbe­sondere geplante sowie bereits ergriffene Folge­maß­nahmen, sowie die Gründe dafür beinhaltet.

Eine Rückmeldung darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nach­forschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegen­stand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beein­trächtigen.

Die Untersuchungs­ergeb­nisse sind für eine Dauer von mindestens 3 Jahren aufzu­bewahren. Der Ermittlungs­leiter informiert den Hinweis­geber über den Abschluss des Verfahrens, falls die Unter­suchung insgesamt länger als drei Monate gedauert hat.

Anschließend wird die Unter­suchungs­akte für mindestens 3 Jahre archiviert, die Aufbewah­rungs­frist kann sich verlängern, z.B. durch ein gericht­liches Verfahren im Zusammen­hang mit der Untersuchung.