Workforce Management externer Mitarbeiter – 7 Tipps für mehr Effizienz

17.09.2021 - Wie Sie externes Personal noch effizienter managen können, zeigt das Whitepaper der ManpowerGroup. Unsere Tipps helfen Ihnen Chancen besser zu nutzen und Risiken zu minimieren.

Mann mit Schutzbrille bei der Arbeit an einem Metallobjekt

Mehr noch als bei festangestellten Mitarbeitern erfordert das Management von externem Personal ein hohes Maß an organisatorischem Aufwand. Von der Rekrutierung über das Onboarding bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses stehen außerdem viele Risiken ins Haus: Hohe Kosten, eine hohe Fluktuationsrate und die Gefahr von Fehlern und Verzögerungen aufgrund der vielen Anbieter und Anlaufstellen.

Wir haben für Sie 7 Tipps zusammengetragen, die Ihnen dabei helfen, die Situation effizienter zu meistern, Chancen im Workforce Management zu nutzen und Risiken zu minimieren.

Tipp 1: Führen Sie vor der Rekrutierung eine systematische Bestandsaufnahme durch

Im Besprechungsraum steht ein Mann am Clipboard, dahinter 5 Zuhörer am Tisch sitzendBevor Sie sich auf die Suche nach neuen Mitarbeitern machen oder generell mit der Rekrutierung beginnen, sollten Sie wissen, wo Sie stehen. Mit einer Liste Ihrer gewünschten Profile ist es leider noch lange nicht getan. Weil unterschiedlichste Aspekte einen Einfluss auf Ihre Effizienz und Ihre Prozesse haben, ist eine detaillierte Analyse vonnöten. Wir empfehlen, mindestens die folgenden Aspekte in Ihre erste Bestandsaufnahme einzubeziehen:

  • Den lokalen Markt und die Gesamtsituation Ihrer Branche
  • Gut recherchierte Benchmarks zu relevanten KPIs
  • Die aktuelle Arbeitsmarktsituation
  • Ihre vorhandenen Ressourcen, Arbeitsprozesse und Unternehmensstrategie

Tipp 2: Arbeiten Sie auch im Workforce Management KPI-getrieben

Es wird oft gesagt und in der Praxis doch viel zu selten umgesetzt: Ausgangspunkt jeder Maßnahme im Workforce Management sollten konkrete Kennzahlen sein, mit deren Hilfe Sie Ihre Ergebnisse messen können. Nur so können Sie einschätzen, ob einzelne Maßnahmen erfolgreich sind oder nicht. Doch das Festlegen von KPIs ist auch von hohem Nutzen, um Prioritäten festzulegen. Mit knappen Ressourcen lässt sich deutlich effektiver wirtschaften, wenn Sie auf bestimmte Ziele hin arbeiten und diese regelmäßig überprüfen. Auch eine Strategie zu entwickeln fällt deutlich leichter, wenn Sie genau wissen, wo Sie hinwollen.

Achtung: Wählen Sie die relevanten KPIs mit Bedacht. Mit so genannten Vanity Metrics – also Maßzahlen, die nur sehr wenig über den tatsächlichen Erfolg aussagen – ist niemandem geholfen. Überlegen Sie sich, welche Zahlen reale Auswirkungen haben und welche nur zum Schein zur Effektivität beitragen.

Tipp 3: Denken Sie an ganzheitliche Lösungen zur Einstellung von externem Personal

Auf der Suche nach produktiven und passenden externen Mitarbeitern ist der klassische Ansatz die Suche nach außen hin: Ein Dienstleister wird engagiert und Anforderungsprofile werden außerhalb des Unternehmens verbreitet. Der naheliegendste Weg ist aber nicht immer der beste. Brauchen Sie Arbeitskräfte in einem Bereich Ihres Unternehmens, hilft es oft, sich andere Bereiche anzuschauen. Womöglich gibt es in einer anderen Abteilung bereits Mitarbeiter, die das Unternehmen kennen und durch eine kurze und wenig aufwendige Schulung schnell und effizient für neue Aufgaben eingesetzt werden. Deutlich schneller, als wenn Sie neue Mitarbeiter von außen identifizieren, einstellen und einarbeiten müssten. In vielen Fällen befinden sich die Expertise und die Ressourcen, die Sie brauchen, bereits in Ihrer eigenen Firma.

Tipp 4: Stellen Sie eine begrenzte Anzahl an Anforderungen

Es ist traurig, aber wahr: Wer die eierlegende Wollmilchsau sucht, wird sie nicht finden – erst recht nicht auf der Suche nach externen Mitarbeitern. Manchmal fällt es einem selbst gar nicht auf und erst bei nüchterner Betrachtung wird klar, dass ein Anforderungsprofil mit vielen kleinen und großen „Nice-to-Haves“ ausgestattet wurde. Das macht es nicht nur schwieriger, passende Kandidaten zu finden, sondern es vergräbt die tatsächlichen „Must-Haves“ in einer langen, unsortierten Stichwortliste.

Schauen Sie stattdessen lieber auf Ihre systematische Bestandsaufnahme zurück und editieren Sie Ihre Anforderungsprofile so lange, bis nur die wirklich elementaren Qualitäten darin stehen, die Sie von Kandidaten benötigen. So wird das Abgleichen mit einem Bewerberpool nicht nur schneller und effizienter, sondern es liefert auch mehr passende Ergebnisse. Der Fokus auf das Wesentliche ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Tipp 5: Nehmen Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeiter ernst

Eine Frau im Arbeitsoverall arbeitet mit einem Prüfgerät, dahinter eine ProduktionshalleAuch wenn wir es nicht immer zugeben wollen: Angesichts der relativ kurzen Verweildauer von externen Arbeitskräften ist die Versuchung oft groß, die Einarbeitung kürzer zu gestalten, oder das Onboarding wird ganz unbewusst vernachlässigt. Die Folge davon sind allerdings hohe monetäre Einbußen, denn eine solche Aufnahme ins Unternehmen trägt zu hoher und schneller Fluktuation bei, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

Mit einem gut geplanten, gründlichen und standardisierten Onboarding fühlen sich Mitarbeiter ernst genommen und entwickeln eine größere Bindung zu ihrer aktuellen Stelle und zu Ihrem Unternehmen. Nicht nur kann das externe Personal dann schneller produktiv arbeiten, sie haben auch eine höhere Motivation, zu bleiben und bei Gelegenheit später zurückzukehren. Dadurch ersparen Sie sich den hohen Aufwand, immer wieder neue Mitarbeiter durch den Rekrutierungszyklus schleusen zu müssen und damit wertvolle Zeit und Geld zu verlieren.

Tipp 6: Begleiten Sie Ihre Mitarbeiter über das Onboarding hinaus

Ist das standardisierte Onboarding erfolgreich absolviert, lohnt sich auch darüber hinaus eine Investition in die Zufriedenheit und die Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Regelmäßige Bestandsaufnahmen, Weiterbildungen, Integration und Einbeziehung in Meetings sowie effiziente Einarbeitungen in neue Prozesse – all das trägt wesentlich zur Mitarbeiterbindung bei. Und das spart bekanntlich Kosten und Ressourcen. Bis hin zum Offboarding sollten sich Ihre externen Arbeitskräfte bei Ihnen gut aufgehoben, gehört und informiert fühlen. So können Sie bei zukünftigen Projekten auf einen Pool von Kandidaten zugreifen, die Ihr Unternehmen bereits kennen und gerne bei Ihnen arbeiten.

Tipp 7: Beauftragen Sie einen dedizierten Spezialisten für Ihr Workforce Management

All die oben genannten Tipps einzuhalten, konsequent effektive Prozesse zu implementieren und im Alltag durchzuführen erfordert Zeit und Fokus. Ist die Verantwortung für das Workforce Management lediglich ein Zusatz zu bestehenden Aufgabengebieten, fällt es schwer, den Überblick zu behalten und ressourcensparend zu arbeiten. Daher ist es ratsam, ein oder mehrere spezialisierte Team-Mitglieder speziell mit dieser Aufgabe zu betreuen. Damit stellen Sie sicher, dass kein Teil des Prozesses vernachlässigt oder übersehen wird, und fördern einen professionellen, strategischen Umgang mit allen Belangen rund um externe Arbeitskräfte. Wenn Sie alle Aspekte von der Bestandsaufnahme bis hin zur Planung und Umsetzung effizienter Workforce Management-Maßnahmen in die Hände eines kompetenten Ansprechpartners geben möchten, empfehlen wir einen starken Partner als Master Vendor und idealerweise im OnSite Workforce Management.

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Whitepaper > Externes Personal managen: Schritt-für-Schritt-Anleitung über den gesamten Mitarbeiterzyklus